Ga naar inhoud
Van inbox naar actielijst met Microsoft to do
Van inbox naar actielijst met Microsoft to do
Je opent ‘s ochtends Outlook en voor je het weet staan er weer tientallen nieuwe e-mails in je inbox. Sommige kun je direct beantwoorden, andere bevatten een taak die je pas later kunt uitvoeren.
“Deze moet ik niet vergeten…”
Maar aan het einde van de dag staat die belangrijke mail inmiddels ergens tussen alle andere berichten.
Herkenbaar? Met Outlook en Microsoft To Do kun je van een e-mail eenvoudig een taak maken. Zo hoef je geen losse actielijstjes meer bij te houden en zie je precies wat je nog moet doen.
Van inbox naar actielijst
Niet iedere e-mail vraagt om een direct antwoord. Misschien moet je eerst iets uitzoeken, een collega spreken of een document voorbereiden. In plaats van de e-mail ongelezen te laten staan als geheugensteuntje, kun je hem markeren voor opvolging.
De e-mail verschijnt vervolgens automatisch als taak in Microsoft To Do. Daar kun je bepalen wanneer je ermee aan de slag wilt. Zo wordt je inbox weer een plek voor e-mail in plaats van je persoonlijke takenlijst.
Hoe werkt het?
Stap 1 – Markeer de e-mail
Open Outlook en zoek de e-mail waarvoor je later actie wilt ondernemen. Klik bij het bericht op het vlaggetje voor opvolging. De e-mail wordt nu gemarkeerd.
Stap 2 – Open Microsoft To Do
Open vervolgens Microsoft To Do. Gebruik je Microsoft 365, dan kun je To Do eenvoudig openen via de Microsoft 365-apps of aan de linkerzijde in je mailomgeving door op het vinkje te klikken.
In To Do vind je de lijst Gemarkeerde e-mail. Hier verschijnen de e-mails die je in Outlook hebt gemarkeerd.
Stap 3 – Plan je taak
Nu kun je van de actie een echte planning maken. Voeg bijvoorbeeld toe:
- een vervaldatum;
- een herinnering;
- een prioriteit;
- extra stappen;
- notities.
Moet je donderdag een offerte controleren? Plan de taak voor donderdag.
Moet je morgen een klant terugbellen? Stel meteen een herinnering in.
Je hoeft het niet meer te onthouden. Microsoft houdt het voor je bij.
Waarom is dit handig?
Veel mensen gebruiken hun inbox onbewust als takenlijst. E-mails blijven ongelezen staan of worden steeds opnieuw geopend omdat er nog iets mee moet gebeuren. Dat zorgt voor een volle inbox én onrust. Door e-mail en taken van elkaar te scheiden ontstaat meer overzicht:
E-mail ontvangen → actie bepalen → taak plannen → e-mail loslaten.
Je weet wat je moet doen én wanneer je het moet doen.
Extra tip: begin je dag in Microsoft To Do
Wil je nog meer overzicht? Kijk ‘s ochtends niet alleen naar je inbox, maar ook naar Mijn dag in Microsoft To Do. Selecteer daar de belangrijkste taken voor die dag. Zo bepaal jij waar je aandacht naartoe gaat, in plaats van dat iedere nieuwe e-mail automatisch je planning bepaalt.
Slimmer werken hoeft niet ingewikkeld te zijn
Microsoft 365 bevat veel handige functies die in de dagelijkse praktijk nauwelijks worden gebruikt. Soms kan een kleine aanpassing al veel meer overzicht geven. Dit is daar een mooi voorbeeld van.
Minder zoeken. Minder onthouden. Meer overzicht.
Bij Support IT helpen we bedrijven niet alleen met het beheren van Microsoft 365, maar ook om de mogelijkheden ervan slimmer te gebruiken. Want uiteindelijk gaat het niet om hoeveel functies Microsoft 365 heeft, maar om wat jij en je collega’s ermee kunnen bereiken.
We Keep IT Simple.
