Werk slimmer met gedeelde mailboxen in de nieuwe Outlook. Ontdek hoe je een gedeeld postvak opent, vanuit het juiste adres e-mails verstuurt en een professionele handtekening gebruikt.

Een gedeeld postvak is een mailbox die door meerdere medewerkers wordt gebruikt. Denk aan:

• info@bedrijf.nl
• administratie@bedrijf.nl
• verkoop@bedrijf.nl
• support@bedrijf.nl

Het voordeel is dat meerdere medewerkers toegang hebben tot dezelfde inkomende en uitgaande communicatie.

Voor het gebruik van een gedeeld postvak zijn de juiste rechten belangrijk. Full Access geeft toegang tot de mailbox. Met Send As kunnen medewerkers e-mails versturen namens het gedeelde adres.

De nieuwe Outlook heeft een moderne interface en wordt actief verder ontwikkeld. Microsoft richt nieuwe functies en verbeteringen steeds meer op deze versie.

De nieuwe Outlook staat bij veel bedrijven al op de werkplekken geïnstalleerd. Je hoeft hem dus niet eerst uitgebreid te installeren: open de applicatie en probeer hem zelf uit.

Voor bedrijven die veel met gedeelde mailboxen werken, is dit bovendien een goed moment om te kijken of de huidige werkwijze nog optimaal is.

Controleer eerst of je toegang hebt tot het gedeelde postvak.

De belangrijkste rechten zijn:

Full Access
Hiermee kun je de mailbox openen en berichten beheren.

Send As
Hiermee kun je berichten versturen alsof ze rechtstreeks vanuit het gedeelde postvak afkomstig zijn.

Heb je wel toegang tot de mailbox, maar kun je niet namens het adres versturen? Dan ontbreekt mogelijk de juiste verzendrechten.

Open het gedeelde postvak vanuit de nieuwe Outlook.

Afhankelijk van de inrichting van jullie Microsoft 365-omgeving kan het postvak automatisch beschikbaar zijn of moet het eerst worden toegevoegd.

Wanneer je het gedeelde postvak rechtstreeks opent, werk je vanuit de context van die mailbox.

Controleer voordat je een bericht verstuurt altijd het Van-veld.

Je wilt bijvoorbeeld:

info@bedrijf.nl

en niet:

jan@bedrijf.nl

Met de juiste rechten wordt het gedeelde adres als afzender weergegeven.

Een gedeeld postvak moet natuurlijk ook een passende, professionele handtekening gebruiken.

Let hierbij op een belangrijk verschil: wanneer je vanuit je eigen mailbox een bericht opstelt en alleen het Van-adres verandert, betekent dit niet automatisch dat de handtekening van het gedeelde postvak wordt gebruikt.

Controleer daarom hoe jullie gedeelde mailbox en handtekeningen zijn ingericht.

Een gedeeld postvak is vooral handig wanneer meerdere medewerkers dezelfde communicatie afhandelen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Info: algemene vragen van klanten en prospects
• Support: technische vragen en meldingen
• Sales: aanvragen en commerciële communicatie
• Administratie: facturen en administratieve vragen

Hoe meer medewerkers dezelfde mailbox gebruiken, hoe belangrijker een duidelijke inrichting en vaste werkwijze worden.

De overstap naar de nieuwe Outlook hoeft niet ingewikkeld te zijn. Staat de nieuwe Outlook al op je werkplek? Open hem dan eens en ontdek zelf de nieuwe omgeving.

Werk je veel met gedeelde postvakken? Controleer dan meteen of de juiste toegangs- en verzendrechten zijn ingesteld en of de juiste handtekening wordt gebruikt.

Hulp nodig bij de overstap of de inrichting van gedeelde postvakken? Neem contact met ons op. We helpen je graag om Microsoft 365 zo in te richten dat medewerkers veilig, efficiënt en professioneel kunnen werken.

De overstap naar de nieuwe Outlook is een goed moment om ook je Microsoft 365-omgeving onder de loep te nemen.

Werken jouw medewerkers met gedeelde postvakken, maar weet je niet zeker of de rechten, handtekeningen en verzendinstellingen goed staan?

Wij helpen je graag om dit goed in te richten, zodat medewerkers zonder gedoe professioneel vanuit gedeelde mailboxen kunnen werken.